Guida rapida (CAT)
Un software per centri di assistenza tecnica (CAT) non serve solo a gestire interventi, tecnici e clienti: deve tenere insieme anche ticket, tempi di presa in carico e intervento,, garanzie e ricambi. Il risultato è meno caos operativo, meno telefonate “di aggiornamento” e più controllo su priorità, esiti e tempi.
Un CAT non gestisce solo appuntamenti: gestisce ticket, priorità, tempi e passaggi legati a garanzie e ricambi. Quando le informazioni sono sparse (agenda, fogli, chat), l’operatività diventa imprevedibile.
- tempi di presa in carico e intervento, non controllati: la presa in carico non è tracciata e i tempi sfuggono.
- Garanzie “a pezzi”: seriali, documenti e note non sono collegati al ticket.
- Ricambi e resi confusi: non è chiaro cosa è stato ordinato, montato o sostituito.
In questa guida trovi i processi tipici CAT e le funzionalità che servono davvero per gestire assistenza autorizzata in modo ordinato e misurabile.
Centri di assistenza tecnica (CAT)
Interventi, garanzie e ricambi: il flusso che un CAT deve controllare ogni giorno
Un centro assistenza non vive solo di urgenze: vive di ticket, tempi di presa in carico e intervento,, pratiche, autorizzazioni, ricambi e rendicontazioni. Senza un processo strutturato aumentano errori, tempi di gestione e telefonate ripetute. Un software per centri di assistenza tecnica centralizza operatività e informazioni, rendendo ogni passaggio tracciabile dall’apertura del ticket alla chiusura.
In questa pagina trovi
- I problemi tipici di un CAT (tempi di presa in carico e intervento,, garanzie, ricambi)
- Dove si perdono tempo e controllo operativo
- Le funzionalità che servono davvero (workflow, tracciabilità)
- FAQ: dubbi comuni e criteri di scelta
Suggerimento: segui il flusso dall’apertura ticket alla chiusura/intervento.
Blocco 2 · Problemi tipici di un CAT
Dove un centro assistenza perde tempo: SLA, garanzie, ricambi e comunicazioni
Nei centri assistenza i costi nascosti non arrivano dal “lavoro tecnico”, ma dalla gestione del flusso: ticket sparsi, tempi non misurati, garanzie non tracciate, ricambi senza collegamento all’intervento. Un software per CAT serve a rendere ogni passaggio verificabile (chi fa cosa, quando, con quale esito).
Approfondisci le funzionalità dedicate: strumenti e moduli per centri di assistenza .
Problema 1
tempi di presa in carico e intervento, e priorità non controllati: la presa in carico “sparisce”
Se ticket e stati non sono tracciati, l’urgenza diventa soggettiva. Il risultato è che i tempi si allungano, le escalation aumentano e diventa difficile capire cosa è in carico e cosa è fermo. Un flusso efficace rende chiaro: aperto → preso in carico → pianificato → in lavorazione → chiuso.
Problema 2
Garanzie e case madri: documenti e seriali non sono collegati
Nella pratica CAT, ogni garanzia richiede dati precisi (seriale, data installazione, documenti, note, foto). Se queste informazioni vivono in posti diversi, aumentano errori e rifiuti della pratica. Un software per CAT collega cliente + impianto + seriale + ticket + documenti in un unico punto.
Problema 3
Ricambi, resi e sostituzioni: si perde il “filo” dell’intervento
Quando un intervento dipende da un ricambio, servono tracciabilità e cronologia: cosa è stato richiesto, quando arriva, cosa è stato montato, eventuale reso o sostituzione. Collegare ricambi e note al ticket evita tempi morti e rientri.
Riferimento esterno utile (principi di gestione della qualità e miglioramento continuo): ISO 9001 – Quality Management .
Problema 4
Troppe chiamate: il cliente non sa lo stato reale del ticket
Molte chiamate non sono “assistenza”: sono richieste di aggiornamento. Presa in carico, appuntamento, ricambio in arrivo, esito pratica. Automatizzare stati e comunicazioni alleggerisce il front office e aumenta la percezione di affidabilità.
Se vuoi vedere come questi aspetti vengono gestiti in pratica, dai un’occhiata alle funzionalità per centri di assistenza tecnica (ticket, agenda, storico, comunicazioni, gestione garanzie e ricambi).
Blocco 3 · Funzionalità operative (CAT)
Le funzionalità che servono davvero a un centro assistenza: ticket, SLA, garanzie e ricambi
Un CAT efficace lavora con un flusso chiaro: apertura ticket → presa in carico → pianificazione → intervento → esito. Se il software non gestisce nativamente stati, tempi, garanzie e ricambi, si torna a fogli e messaggi con perdita di controllo.
Funzionalità 1
Ticket e workflow con stati e priorità
Il ticket non è un “appunto”: è un processo. Stati, priorità e motivazioni rendono chiaro cosa è fermo, cosa è urgente e cosa è in chiusura. Così il CAT può misurare tempi e colli di bottiglia.
Funzionalità 2
Agenda centralizzata e pianificazione tecnici
Un’unica agenda condivisa evita sovrapposizioni e rende visibili carichi di lavoro e disponibilità. L’assegnazione è più rapida e le urgenze si gestiscono senza caos.
Funzionalità 3
Storico impianto + tracciabilità seriali
Per un CAT, lo storico deve essere per impianto oltre che per cliente. Collegare seriali, note e documenti riduce errori e velocizza diagnosi e pratiche.
Funzionalità 4
Gestione garanzie e documenti pratica
Centralizzare documenti, foto, note e dati impianto evita “pratiche a metà”. Lo stato della garanzia resta collegato al ticket e all’intervento, con storico sempre disponibile.
Funzionalità 5
Ricambi: richiesta, arrivo, montaggio, reso
Collegare ricambi e materiali al ticket riduce rientri e tempi morti. È chiaro cosa è stato richiesto, cosa è arrivato e cosa è stato montato, con note ed esito intervento.
Funzionalità 6
Report e controllo: tempi, esiti, colli di bottiglia
Senza dati non migliori. Report e viste di sintesi mostrano dove si accumulano ritardi (presa in carico, ricambi, appuntamenti) e aiutano a standardizzare processi e qualità del servizio.
Approfondisci come queste funzionalità vengono applicate nella pratica consultando la pagina dedicata alle funzionalità per centri di assistenza tecnica .
Conclusioni
Un centro di assistenza tecnica non deve solo “fare interventi”: deve gestire un flusso composto da ticket, tempi, priorità, garanzie e ricambi, spesso con vincoli e standard richiesti da mandati e case madri. Se questi passaggi sono distribuiti tra strumenti scollegati, il rischio è perdere controllo, qualità e marginalità.
Un software per centri di assistenza tecnica (CAT) efficace rende tracciabile ogni fase: dall’apertura alla presa in carico, dalla gestione ricambi all’esito dell’intervento. Non è “digitalizzare per moda”: è trasformare il back-office in un processo misurabile e scalabile.
La scelta giusta dipende da volumi, numero di tecnici e mix garanzia / fuori garanzia. Il criterio chiave è semplice: il software deve supportare i processi CAT senza workaround, così da ridurre tempi, errori e telefonate ripetute.
Vuoi vedere un flusso CAT in pratica?
Puoi approfondire le funzionalità per centri di assistenza tecnica oppure richiedere una presentazione gratuita per valutare se è adatto alla tua organizzazione.
Domande frequenti sul software per centri di assistenza tecnica (CAT)
Cos’è un software per centri di assistenza tecnica (CAT)?
È un gestionale progettato per l’operatività di un CAT: ticket e interventi, pianificazione tecnici, storico impianti, comunicazioni cliente e processi tipici come pratiche in garanzia, tracciabilità seriali e gestione ricambi.
Qual è la differenza tra un software per CAT e un gestionale generico per impiantisti?
Un CAT lavora su workflow di assistenza: ticket, SLA, autorizzazioni, garanzie, ricambi, esiti e report. Un gestionale generico spesso copre agenda e clienti, ma non gestisce in modo nativo garanzie, seriali, ricambi e processi con case madri.
Come aiuta a gestire interventi in garanzia e rapporti con la casa madre?
Centralizza dati impianto e seriali, storico, documenti e note, e consente di tracciare stati e passaggi della pratica (apertura, diagnosi, richiesta ricambio, esito). Così si riducono errori e tempi di gestione, migliorando anche la rendicontazione.
Aiuta davvero a ridurre le chiamate di aggiornamento dei clienti?
Sì: notifiche e stati lavorazione rendono la comunicazione prevedibile (presa in carico, appuntamento, ricambio in arrivo, intervento completato). Meno chiamate ripetute significa più tempo operativo per ufficio e tecnici.
È possibile gestire ricambi, seriali, resi e sostituzioni?
Un software per CAT efficace collega ricambi e materiali al ticket/intervento e mantiene la tracciabilità (seriali). In questo modo supporta ordini, resi e sostituzioni evitando dispersione di informazioni tra fogli e messaggi.
Serve formazione specifica per partire?
La fase iniziale è soprattutto di configurazione dei flussi (stati ticket, tipi intervento, anagrafiche e ruoli). Una volta impostato, l’operatività quotidiana è più semplice della gestione manuale perché ogni passaggio è guidato e tracciabile.
Come scegliere il software più adatto al proprio centro assistenza?
Valuta volumi, numero tecnici, tipologie intervento (garanzia/fuori garanzia), gestione ricambi, necessità di SLA e report. Il criterio chiave è che il software supporti i processi tipici CAT senza forzare workaround.